Định dạng số và ngày tháng trong trộn thư - Formatting Numbers and Dates in Mail Merge

Hướng dẫn định dạng số và ngày tháng trong trộn thư

Bài hướng dẫn này áp dụng cho Word 2007-2010-2013.

Rất nhiều bạn khi trộn thư trong Word sử dụng dữ liệu từ Excel thì bị lỗi hiển thị không đúng định dạng số mong muốn (ví dụ: 001, 012 thành 1, 12) hoặc không đúng định dạng ngày tháng (ví dụ 04/03/2016 thành 3/4/16). Vậy, tôi hôm nay sẽ hướng dẫn các bạn khắc phục các vấn đề trên. Hình bên dưới là minh họa một số định dạng thường gặp: mã, ngày tháng, trọng lượng, giá thành.

Ví dụ trên là 4 nhãn cần trộn để dán lên bao bì của 4 sản phẩm. Trong đó, các thông tin được định dạng như sau:

• Mã của sản phẩm được định dạng là số có 3 chữ số, ví dụ: 001, 002.
• Ngày tháng định dạng (ngày/tháng/năm), ví dụ: 01/04/15.
• Trọng lượng sản phẩm định dạng là số thập phân, phần thập phân có 1 chữ số, ví dụ2,0 (kg).
• Giá thành của sản phẩm là số có dấu phân tách phần nghìn, ví dụ: 1.535.100 đ.

Việc đầu tiên là công việc chuẩn bị cho trộn thư, gồm chuẩn bị dữ liệu Excel và chuẩn bị mẫu nhãn trong Word.

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu Excel
Bạn hãy tạo dữ liệu trong Excel theo ví dụ sau:

Sau khi tạo bảng dữ liệu như trên, bạn lưu vào file "Dữ liệu.xlsx".

Bước 2: Chuẩn bị mẫu trong Word

Bạn mở Word để tạo mẫu nhãn. Bạn tạo một bảng (table) gồm 2 hàng, 2 cột như hình bên dưới:

Bạn tạo một mẫu nhãn trước. Bạn đừng vội làm luôn cho 4 nhãn. Mẫu nhãn đầu tiên hợp với thiết kế của bạn và đẹp mắt thì lúc đó bạn nhân bản lên cho tất cả các nhãn sau. Bạn làm mẫu nhãn như bên hình dưới:

Bước 3: Trộn thư kiểu Letters

Bắt đầu công việc trộn thư. Bạn vào menu Mailings và thực hiện theo thứ tự mũi tên hướng dẫn trong hình dưới:

Sau khi click vào "Step-by-step Mail Merge Wizard..." bên phải màn hình có menu "Mail Merge"hiện ra. Bạn chọn kiểu trộn thư Letters. Sau đó, chọn "Next: Starting document" như hình dưới:

Bạn tiếp tục ấn "Next: Select recipients" theo hình hướng dẫn ở dưới:

Bạn click vào nút "Browse... ".

Một cửa sổ chọn nguồn dữ liệu (Select Data Source) hiện ra. Bạn tìm file Excel "Dữ liệu.xlsx" đã tạo ở "Bước 1" và click nút Open.

Tiếp tục click nút OK theo hình dưới:

Bây giờ, bạn đã thấy sự thay đổi định dạng ngày tháng và số khi đưa dữ liệu từ Excel vào Word. Ngày tháng hiển thị trong Excel là 1/4/15 nhưng bây giờ hiện thị trong Word là 4/1/2015. Tương tự, 3,3 trong Excel thì hiển thị là 3,29999999 trong Word. Bạn đừng lo lắng vì chúng ta đang giải quyết vấn đề này.

Bạn click OK để kết thúc quá trình đưa dữ liệu từ Excel vào Word.

Để chèn (insert) dữ liệu Excel vào mẫu nhãn, bạn vào menu Mailings và click vào "Insert Merge Field" để các trường dữ liệu sẽ hiện ra như bên dưới.

Bạn tùy chọn tên dữ liệu (tương ứng tên cột trong Excel) vào nhãn của bạn. Kết quả có dạng như bên dưới.

Bạn click vào nút "Preview Results" trên thanh menu Mailings để xem trước kết quả.

 Kết quả trộn thư tạm thời đã hiện ra. Nhìn vào kết quả này, bạn thấy rằng ngoài màu sắc, kích cỡ... chưa đẹp mắt thì những định dạng "Mã", "Ngày tháng", "Giá thành" chưa đúng với thiết kế ban đầu. Bạn muốn thêm đơn vị cho trọng lượng và giá thành. Bạn có 2 cách để làm. Cách đơn giản nhất là bạn bổ sung (kg) trong dòng "Trọng lượng" sau số 1,2. Cách thứ 2 là xử lý định dạng được làm ở "Bước 4".

Bước 4: Định dạng số và ngày tháng trong trộn thư

Bạn tắt chế độ xem trước "Preview Results". Sau đó, click phải chuột (right mouse) vào tên trường dữ liệu đóng trong ngoặc. Ví dụ làm với <<Mã_sản_phẩm>>, một menu hiện ra, bạn chọn "Edit Field...".

Một cửa sổ cho "Mã_sản_phẩm" hiện ra như bên dưới:

Bạn click vào nút "Field Codes". Ô soạn mã để chuyển đổi định dạng hiện ra.

Đến bước này, bạn bắt đầu viết mã định dạng cho nhãn của bạn. Bạn gõ vào ô có mũi tên đỏ ở trên với dòng mã: \# 000 như hình dưới:

Nhập mã xong, bạn click nút OK. Để xem kết quả định dạng bằng mã, bạn bật chế độ "Preview Results". Kết quả sẽ như sau:

Như vậy, bạn đã biết cách định dạng cho dữ liệu hiển thị trong trộn thư. Tiếp tục định dạng cho các kiểu dữ liệu khác như ngày tháng bạn làm tương tự.

Đến đây, tôi làm tắt. Chỉ hướng dẫn bạn viết mã định dạng cho đúng cách. Cách làm tương tự như hướng dẫn ở trên.

Viết định dạng "Ngày tháng", bạn gõ vào dòng mã: \@ dd/MM/yy như bên dưới và click OK.

Viết định dạng "Trọng lượng", bạn gõ vào dòng mã: \# 0,0 như hình bên dưới:

Viết định dạng tiền cho "Giá thành", bạn gõ vào dòng mã: \# "#.###.### đ". Bạn chú ý dấu nháy kép "" để Word hiểu sau ký hiệu \# là một chuỗi (string) các thông tin định dạng. Nếu không có dấu ngoặc kép "" Word sẽ hiểu là 2 chuỗi ký tự #.###.### và đ. Khi đó, Word sẽ thực hiện sai yêu cầu.

Kết quả cuối cùng của quá trình định dạng được như sau:

Bước 5: Hiển thị đồng thời nhiều dòng Excel trên một trang (page) Word

Để đẹp mắt, bạn có thể thay màu chữ, kiểu chữ, kích thước, khoảng cách v.v... Sau khi vừa ý, bạn copy mẫu vừa thiết kế và paste sang 3 ô còn lại. Kết quả thiết kế của tôi như hình bên dưới:

Trong chế độ "Preview Results":

Để có 4 nhãn khác nhau, bạn đặt con trỏ chuột (cursor) vào trước chữ "Mã" của mẫu nhãn thứ 2. Bạn vào menu Mailings và click Rules. Một cửa sổ hiện ra, bạn click vào "Next Record" như bên dưới:

Bạn làm tương tự, đặt tiếp 2 mã <<Next Record>> vào 2 ô khác như trong hình dưới:

Mở chế độ xem trước được kết quả 4 nhãn:

Giải thích về dòng mã định dạng số và ngày tháng:

1. \#: nói với word chuyển sang áp dụng định dạng cho số. Tôi đang sử dụng Windows thiết lập vùng (language and region) sử dụng định dạng của Việt Nam. Nên các ký hiệu ý nghĩa như sau:

• "." là ký hiệu phân chia phần nghìn.
• "," là ký hiệu phân chia phần thập phân.
• "đ" là đơn vị tiền của Việt Nam.
• "#" là ký hiệu thay thế cho chữ số sẽ được hiện thị. Số lượng ký hiệu # trong mã định dạng thể hiện số lượng chữ số của số cần hiển thị. Ví dụ, số "1.000.000" bạn viết mã cho nó là "#.###.###".
• ",0" thể hiện phần thập phân bạn sẽ hiển thị chỉ có 1 chữ số. Nếu số của bạn không có phần thập phân, word sẽ bổ sung thêm số 0 vào phần thập phân. Bạn muốn chính xác hơn, bạn đặt phần thập phân có 2 chữ số thì viết mã là ",00".

2. \@: nói với word chuyển sang áp dụng định dạng cho ngày.

• "/" là ký hiệu ngăn cách giữa các phần ngày, tháng, năm. Bạn có thể dùng ký hiệu khác, ví dụ "-".
• "d" là ký hiệu chỉ ra vị trí sẽ hiển thị ngày. "dd" là 2 ký tự ngày được hiển thị (ví dụ: 01).
• "M" là ký hiệu chỉ ra vị trí sẽ hiển thị tháng. "MM" là 2 ký tự tháng được hiển thị (ví dụ: 04).
• "y" là ký hiệu chỉ ra vị trí sẽ hiển thị năm. "yy" hay "yyyy" là số lượng ký tự năm muốn hiển thị (ví dụ: 15 hoặc 2015).

Tôi đã hướng dẫn xong cách định dạng số và ngày tháng trong trộn thư. Chúc bạn thành công!

Hỏi: chào bạn định dạng phần % trong mai trộn thì ký tự là gì vậy. Giúp minh với ?

Trả lời: 

Chào bạn. Bạn ấn đồng thời 2 phím "Alt+F9" để mở chế độ soạn thảo mã lệnh cho Word. Ví dụ, word sẽ hiện ra như sau:

{ MERGEFIELD «Trọng_lượng_kg» }

Bạn chuyển thành mã lệnh như sau:

{ ={MERGEFIELD «Trọng_lượng_kg»}*100 \# "##,0%" }

Bạn chú ý:
1. Dấu "." và "," dễ nhầm lẫn giữa Việt nam và Mỹ.
2. Dấu "{" và "}" phải sử dụng phím "Ctrl+F9" để sinh ra. Sử dụng bàn phím gõ dấu "{" và "}" sẽ bị word báo lỗi.

Nguồn: http://phanhai27.blogspot.com/2016/04/inh-dang-so-va-ngay-thang-trong-tron.html

Đọc tiếp ...

Khôi phục mật khẩu Admin Domain Controller trên Windows 2003 Server

Trong thời gian gần đây chúng tôi có nhận được rất nhiều thắc mắc của các chuyên viên quản trị hệ thống đang quản lý các máy chủ Domain Controller trên nền Windows Server 2003. Họ đã để mất Password đăng nhập vào DC 2003 để điều khiển toàn bộ hoạt động của Active Directory Domain 2003. Điều đáng tiếc này có thể xảy ra khi Admin tiến hành thay đổi password mới theo định kỳ nhằm tăng cường hơn nữa an toàn cho hệ thống, nhưng đáng tiếc ví một lý do nào đó, họ đã quên password mới của mình. Và kết quả là họ không còn log-on vào Domain Controller của mình được nữa, và họ cũng không tạo bất cứ một backup admin account nào dự phòng cho việc quên password này.. 

Một vài thủ thuật và công cụ đã được công bố giúp reset lại Domain Admin Password trên Windows 2000 Server đã không còn bất ký tác dụng nào trên Windows 2003 Server. Lý do, Microsoft đã áp dụng tăng cường mọi mặt các tính năng  bảo mật trên Windows 2003 Server, và những thủ thuật nà đã trở nên vô tác dụng. 

Sau đây chúng tôi xin được trình bày cách thức thiết lập lại Domin AdminPassword account. Và trước khi các bạn tiến hành nó, hãy chú ý kỹ tất cả các yêu cầu bắt buộc dưới đây : 

Khuyến cáo : Tài liệu hướng dẫn này chỉ để giúp Admin khắc phục sự cố do chính mình gây ra. Tài liệu  không phục vụ cho bất kỳ ý đồ bất minh nào để thực hiện  xâm nhập vào hệ thống ! 

Các yêu cầu bắt buộc : 

Bạn cần đáp ứng các yêu cầu sau: 1/ Truy cập cục bộ-Local access vào máy chủ  Domain Controller (DC). 2/ Có được Local Administrator password (đây chính là Active Directory Restore mode passwordbạn xác lập trong quá trình tiến hành nâng một Server 2003 lên thành Domain Controller 2003,password này hoàn toàn khác với password điều khiển hoạt động của máy chủ DC và Domain-password mà bạn đã quên) . 

3/ Có 2 công cụ được cung cấp bởi Microsoft trong bộ Resource Kit: SRVANY và INSTSRV. Download ở đây here. (http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=9d467a69-57ff-4ae7-96ee-b18c4790cffd&DisplayLang=en)  

Tất cả các bước tiến hành này đều thực hiện trên một domain với một máy chủ  Domain Controller 2003. Nếu domain của bạn có nhiều DCs, có thể chọn bất kỳ Domain Controller nào để thực hiện. 

Tiến hành : 

1. Khởi động lại DC Windows 2003 trong chế độ Directory Restory Service Mode. 

Khởi động lại máy,tại thời điểm startup, nhấn F8và chọn Directory Restore Service Mode. Khi vào chế độ này hoạt động của Active Directory sẽ bị disable. 

Khi màn hình login xuất hiện, log on vào với tài khoản Local Administrator. Và bạn đã có toàn quyền truy cập Local Computer này nhưng không thể can thiệp vào bất cứ vấn đề gì thuộc Active Directory.  

 2 Tiến hành cài đặt SRVANY.  

Tiện ích này vận hành Windows NT Service. Và điều thú vị ở đây là chương trình sẽ có các đặc quyền hệ thống- SYSTEM privileges. Và điều này là cần thiết để có thể reset Domain Admin password. Bạn sẽ thực hiện cấu hình SRVANY để khởi hoạt command prompt (sẽ giúp bạn chay các lệnh  net user). 

Copy SRVANY và INSTSRV vào một folder tạm thời, ví dụ d:temp. Cũng Copy cmd.exe vào folder này (cmd.exe chình là command prompt, thường nằm ở %WINDIR%System32, ví dụ như : C:WindowsSystem32). 

 Click vào cmd.exe để khởi hoạt command prompt, gõ lệnh Cd D:temp nhấn Enter , Gõ tiếp lệnhinstsrv PassRecovery "d:tempsrvany.exe" nhấn Enter.  

 Cấu hình SRVANY.  

Tại Run gõ lệnh regedit, mở Registry Editor và tìm đến Key 
HKEY_LOCAL_MACHINESystemCurrentControlSetServicesPassRecovery  

Right-click vào key PassRecovery và tạo một Key con Parameters và add vào 2 values mới như sau:  

name: Application
type: REG_SZ (string) 
value: d:tempcmd.exe  

name: AppParameters
type: REG_SZ (string) 
value: /k net user administrator new_password  

Cẩn thận : 'net user username password' chính là command line để xác lập một new password. Thay thế new_password với password thực sự mà bạn muốn đặt mới. Ghi nhớ rằng một số chính sách của domain- domain policies, có thể yêu cầu bạn phải đặt password phức hợp( complex passwords), do vậy bạn phải đặt password phức hơp thường gồm có chữ Hoa, thường, Số và các ký tự đặc biệt, ví dụ : p@ssW0rd!#$  

Tiếp theo tại Run, gõ lệnh Services.msc hoặc vào Control PanelAdministrative ToolsServices sẽ mở bảng điều khiển các dịch vụ vận hành trên hệ thống. Tìm đến Service có tên PassRecovery, right-click chọn property tab. Kiểm tra start mode phải là Automatic. 

Mở Log On tab và check vào lựa chọn Allow service to interact with desktop. 

Tại thời điểm này bạn có thể restart Windows, và SRVANY se chạy lệnh netuser command để tiến hành reset lại domain admin password. 

3 Khởi động lại Windows ở chế độ thường -normal mode  

Chờ khi màn hình login xuất hiện. bạn sẽ không nhận thấy command prompt xuất hiện khi thực hiện lệnh net user command. Nhưng đừng lo lắng, command vẫn được thực thi bên trong hệ thống -background.  

Log on với tài khoản Administrator, password bạn vừa xác lập mới ở trên. Hệ thống sẽ ban đầy đủ quyền truy cập cho bạn. Nếu không quay lại bước 2 và đảm bảo rằng bạn không quên password mới đã xác lập hoặc xác lập sai các values khác.  

Khi desktop xuất hiện, bạn sẽ thấy command prompt. Command prompt được khởi động bởi SRVANY.  

 Đến đây đã đạt được mục đích, tiến hành gỡ bỏ SRVANY:  

Thực hiện các lệnh :  

net stop PassRecovery
sc delete PassRecovery  

Xóa tiếp folder d:temp đã tạo. Finished !

Ho Viet Ha - Network Information Security Vietnam.
http://nis.com.vn Email: networksecurity@Nis.com.vn

Cập nhật: 13/03/2006Ho Viet Ha

Đọc tiếp ...